Politica de confidențialitate / Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Operator: S.C. Team4Brain S.R.L. („TEAM4BRAIN”, „T4B”, „societatea noastră”, „NeuroHOPE”)

Sediu social: Str. Pechea nr. 13, Sector 1, București, România
CUI: 38644564
Nr. Registrul Comerțului: J40/21092/2017
E-mail general: contact@neurohope.ro
Telefon: 031 005 0510
Website: www.neurohope.ro

Date de contact protecția datelor:

E-mail: gdpr@neurohope.ro
DPO: adnana.scripcariu@neurohope.ro
Adresă corespondență: Str. Pechea nr. 13, Sector 1, București

Notă: Document informativ, extins față de versiunea din 24.07.2025 pentru a include serviciile digitale de intake (formulare online, aplicație integrată, inclusiv prin iframe). Nu înlocuiește consultanța juridică; revizuire recomandată de către avocat/DPO înainte de publicare. Versiune propusă extinsă — platformă.

1. Cine suntem și de ce această informare

TEAM4BRAIN prestează servicii medicale. Prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru furnizarea acestor servicii și pentru funcționarea canalelor digitale puse la dispoziția dumneavoastră (website, formulare, programări online, platformă de preluare solicitări).

În sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), TEAM4BRAIN are calitatea de operator de date cu caracter personal pentru prelucrările descrise în această politică (cu excepția cazurilor în care legea sau un alt act juridic prevede altfel).

Ne angajăm să prelucrăm datele legal, loial, transparent și să implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru confidențialitate și securitate.

2. Domeniul de aplicare (unde se aplică această informare)

Această informare se aplică prelucrării datelor în legătură cu:

Relația medicală și administrativă cu pacienții / utilizatorii serviciilor NeuroHOPE (în locații, telefonic, prin e-mail, prin formulare de contact).
Website-ul www.neurohope.ro și subdomeniile aferente.
Serviciile digitale integrate, inclusiv:
- programări și fluxuri de achitare online (conform descrierii de pe site);
- platforma de intake prin care puteți iniția un demers online (descriere, date de contact, mesaje, fișiere încărcate), inclusiv atunci când aceasta este încorporată în site (de exemplu prin iframe) sau accesată prin link dedicat.

Dacă, la momentul utilizării unei funcționalități digitale, vi se afișează în mod suplimentar informări / texte legale configurabile în interfață (ex.: consimțământ separat pentru termeni sau politică afișată local), vă încurajăm să le parcurgeți integral; acestea pot detalia aspecte specifice ale fluxului respectiv.

3. Ce categorii de date prelucrăm și de unde provin

3.1. Regulă generală — surse

În principal, datele sunt obținute:

direct de la dumneavoastră sau de la reprezentanții legali;
în contextul solicitării serviciilor medicale în clinică, telefonic, prin e-mail sau prin formularele de pe site / platforma digitală;
automat din sistemele CCTV când vizitați locațiile noastre;
automat, în măsura necesară funcționării serviciilor digitale: date tehnice și de utilizare (ex.: identificatori tehnici de sesiune, înregistrări de server în scop de securitate și audit, mesaje de eroare tehnice relevante pentru suport).

3.2. Categorii de date ( enumerate în mod indicativ)

a) Date medicale (date sensibile / date speciale): informații despre boli existente sau anterioare; starea de sănătate actuală și din trecut; istoric medical; simptome; grupă de sânge; analize și medicamente prescrise/administrate; recomandări medicale; investigații, intervenții, servicii medicale solicitate sau efectuate; rezultate; diagnostic și prognostic; tratament recomandat sau prescris; orice alte informații despre sănătatea dumneavoastră sau a membrilor familiei / persoanelor apropiate, relevante pentru serviciile medicale — inclusiv informații pe care ne le transmiteți voluntar prin formulare online, mesaje sau fișiere încărcate (ex.: arhive de imagistică medicală în formate acceptate de sistem).

b) Date biometrice (date sensibile), dacă este cazul.

c) Date de identificare: nume și prenume; sex/gen; vârstă/data nașterii; cetățenie; CNP; date din actul de identitate; semnătură olografă; imagine.

d) Date de contact: adresă domiciliu/reședință; telefon mobil/fix; e-mail.

e) Date aferente plăților: informații legate de cont bancar, date necesare facturării. Datele de plată cu cardul pentru tranzacțiile online sunt procesate de procesatorul de plăți (ex.: NETOPIA / Netopia Payments), în condițiile informărilor furnizate la plată; nu stocăm în sens clasic date precum număr integral de card sau CVV în același mod în care le procesează procesatorul autorizat.

f) Date referitoare la asigurări: calitate asigurat/neasigurat; asigurător (unde e cazul).

g) Date despre interacțiunea cu societatea: programări; prezențe; istoric servicii achiziționate; în cazul platformei digitale de intake: conținutul solicitării, istoric mesaje în conversația aferente demersului, metadate asociate trimiterii (timp, status tehnic al livrării mesajului), informații despre fișierele încărcate (nume, tip tehnic, rezultate ale verificărilor tehnice automate unde sunt implementate).

h) Opinii: feedback despre servicii, inclusiv prin canale online.

i) Alte date pe care ni le comunicați în interacțiunile cu noi sau cu personalul din locații.

Nu aveți obligația de a furniza toate datele enumerate. Totuși, fără anumite date (în special cele necesare încheierii și executării contractului medical și identificării), s-ar putea să nu putem presta serviciile solicitate. Fără date de contact, s-ar putea să nu putem răspunde sesizărilor sau cererilor.

4. În ce scopuri prelucrăm datele

Prelucrăm datele, după caz, pentru:

a) Încheierea și executarea contractului de prestări servicii medicale: identificare; programări; notificări aferente programărilor și desfășurării serviciului; încasări; bonuri/facturi.

b) Prestarea serviciilor medicale: consultații, investigații, tratamente recomandate/prescrise; comunicarea rezultatelor; transmitere către laboratoare sau furnizori medicali acreditați (în țară sau străinătate), când investigația nu poate fi realizată integral intern, în conformitate cu legea și, unde se impune, prin acord informat separat față de partener.

c) Îndeplinirea obligațiilor legale: arhivare; verificări asigurare; raportări către autorități; obligații contabile și fiscale etc.

d) Îmbunătățirea serviciilor și soluționarea sesizărilor: rapoarte interne, audit, comunicări pentru rezolvarea cererilor, evaluarea satisfacției (în limitele legii).

e) Soluționarea disputelor și apărarea drepturilor: mediere, recuperare debite, proceduri judiciare sau administrative.

f) Prevenirea fraudelor și a activităților ilegale sau neautorizate.

g) Supravegherea locațiilor prin CCTV pentru securitatea spațiului, a bunurilor și a persoanelor.

h) Servicii digitale de intake și comunicare aferentă demersului: preluarea și înregistrarea solicitării transmise online; clasificarea administrativă a tipului de solicitare; mesaje de clarificare inclusiv prin instrumente automatizate; transmitere către personalul autorizat; notificări operaționale (ex.: e-mail de confirmare la trimitere, solicitări de informații suplimentare), atunci când aceste funcții sunt activate pe platformă.

4.1. Instrumente automatizate și „decizii automatizate”

În anumite fluxuri digitale pot fi utilizate tehnologii automatizate (ex.: modele de limbaj) pentru a susține triajul administrativ, generarea de întrebări/ mesaje sau rezumate administrative. Aceste instrumente nu înlocuiesc actul medical și nu constituie diagnostic sau tratament.

Dacă o prelucrare ar putea fi calificată drept decizie bazată exclusiv pe prelucrare automată producând efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra dumneavoastră, veți fi informat suplimentar, iar vi se vor respecta drepturile prevăzute de GDPR (inclusiv, după caz, dreptul de a contesta decizia și de a solicita intervenție umană).

Comunicările de tip telefonic, SMS sau e-mail care privesc programările și derularea serviciilor medicale solicitate nu au caracter de marketing/comerț în sensul opoziției la comunicări comerciale neautorizate; scopul este informarea și buna desfășurare a serviciului.

5. Temeiuri legale ale prelucrării

5.1. Date obișnuite (non-sensibile), după caz

Executarea contractului de servicii medicale, la cererea dumneavoastră.
Obligație legală.
Interes legitim (îmbunătățire servicii, soluționarea sesizărilor, apărarea drepturilor, prevenire fraudă, CCTV), cu observarea dreptului de opoziție și a bilanțului de interese.
Consimțământ, când l-ați exprimat în mod explicit pentru anumite operațiuni (ex.: opțiuni tehnice pe site, cookie-uri neesențiale, sau alte situații în care legea impune consimțământul).

5.2. Date sensibile (medicale, biometrice etc.) — temeiuri suplimentare GDPR

Prelucrarea necesară în scopuri de medicină preventivă, diagnostic, asistență medicală sau tratament sau gestionarea sistemelor și serviciilor de sănătate, pe baza legii sau la cererea dumneavoastră în context contractual.
Situații de urgență medicală — protejarea intereselor vitale.
Interes public în domeniul sănătății, în condițiile legii.
Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
Arhivare în interes public, cercetare științifică sau statistică, în condițiile GDPR.

În mediul online, pentru informațiile de sănătate pe care ni le furnizați în mod voluntar prin formulare/mesaje/fișiere, temeil poate include combinarea dintre (i) executarea demersului / pregătirea relației contractuale medicale și (ii), unde este necesar, consimțământul explicit pentru anumite tipuri de comunicare sau prelucrări accesorii — în funcție de situația concretă, astfel cum va confirma evaluarea juridică internă.

6. Destinatarii și împuterniciți

Ca regulă, nu vindem datele dumneavoastră și nu le folosim pentru marketing/comerț în sensul transmiterii către terți pentru publicitate.

Putem divulga date către:

a) Profesioniști medicali și furnizori medicali implicați în îngrijire (medici colaboratori, clinici partenere, laboratoare acreditate, furnizori de urgență etc.), inclusiv în străinătate (UE sau non-UE), când este medical necesar și legal permis. Vă putem oferi, acolo unde legea o impune, acord informat sau informări suplimentare despre anumite prelucrări efectuate de parteneri.

b) Furnizori de servicii pentru TEAM4BRAIN, în calitate de persoane împuternicite, pe baza contractelor GDPR, inclusiv dar fără a se limita la:

procesarea plăților și emiterea documentelor fiscale;
servicii IT, găzduire, infrastructură cloud, stocare date și fișiere;
platforme digitale (software pentru organizare programări, CRM/ERP, call center — unde e cazul);
servicii de mesagerie și procesare automată a textului / imaginilor furnizate de dumneavoastră în fluxurile digitale (în limite strict necesare);
servicii juridice, contabilitate, audit, arhivare, pază.

c) Autorități și instituții publice (inclusiv case de asigurări de sănătate, autorități de control), când există obligație legală de comunicare.

d) Instanțe și organisme de soluționare a litigiilor.

e) Persoane indicate de dumneavoastră, în condițiile Legii nr. 46/2003 (drepturile pacientului), sau asiguratori, angajator (medicina muncii — numai datele strict necesare), entități de migrare — numai unde legea permite.

Împuterniciții prelucrează datele numai conform instrucțiunilor noastre și trebuie să aplice măsuri de securitate adecvate.

7. Transferuri în afara SEE

Informarea din 24.07.2025 menționa că, la acel moment, nu era prevăzut un transfer către țări terțe. În practica serviciilor digitale moderne, anumiți furnizori IT sau furnizori de tehnologie pot avea sedii sau infrastructură în afara Spațiului Economic European, ceea ce poate implica transfer internațional de date (inclusiv date speciale, dacă sunt incluse în mesajele/fișierele transmise prin platformă).

În aceste situații, TEAM4BRAIN va urmări punerea în aplicare a garanțiilor prevăzute de GDPR (ex.: clauze contractuale standard aprobate de Comisie, sau alte mecanisme legale aplicabile), evaluarea impactului unde e necesar și minimizarea datelor transferate.

Vi se poate furniza o informare suplimentară (în măsura practică) la introducerea unor furnizori noi sau la modificări relevante.

8. Cât timp păstrăm datele

Documente medicale / dosar medical: conform obligațiilor legale și practicii medicale — de regulă între 1 și 30 de ani, în funcție de tipul documentului (inclusiv perioade extinse acolo unde legea impune).
Rezultate laborator în sistemul informatic medical: pe durata existenței sistemului, conform legislației aplicabile, în condiții de securitate.
Documente contabile: 5 sau 10 ani, după caz.
Înregistrări CCTV: maximum 30 de zile calendaristice, exceptând cazurile în care legea permite sau impune o perioadă mai lungă.
Înregistrări apeluri centrală telefonică: 45 de zile, exceptând prelungiri legale.
Date din platformele digitale de intake: păstrate pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor (gestionare caz, continuare a relației medicale) și integrate, după caz, în dosarul medical, supuse acelorași reguli de păstrare medicală; jurnale tehnice de securitate pot avea perioade mai scurte sau mai lungi conform politicii tehnice și legii.

După împlinirea termenelor, datele sunt șterse sau anonimizate, în măsura permisă de lege.

9. Drepturile dumneavoastră (GDPR)

Aveți dreptul la:

Informare

Sunteți informat prin această politică și prin informări contextuale.

Acces

Confirmați dacă prelucrăm datele dumneavoastră și, în caz afirmativ, puteți cere copii.

Rectificare

Corectarea datelor inexacte / completarea celor incomplete.

Ștergere („uitat”)

În situațiile prevăzute de lege.

Restricționare

În condițiile legii.

Opoziție

La prelucrări bazate pe interes legitim (inclusiv analiza bilanțului).

Portabilitate

În măsura și condițiile GDPR (unde prelucrarea e bazată pe consimțământ sau contract și e automată).

Retragerea consimțământului

Când prelucrarea se bazează pe consimțământ; efecte pentru viitor.

Plangere

La ANSPDCP și/sau la instanța competentă.

Drepturile nu sunt absolute; fiecare cerere este analizată. Răspundem, de regulă, în 1 lună (posibil prelungire cu 2 luni în cazuri complexe, cu notificare).

Modalitate: cereri la Str. Pechea nr. 13, Sector 1, București sau gdpr@neurohope.ro.

Cererile anonime nu pot fi soluționate dacă nu vă putem identifica în mod rezonabil.

10. Cookie-uri și tehnologii similare (website + zone integrate)

Informații generale despre cookie-uri sunt disponibile pe site. Pe scurt:

Strict necesare: funcționarea site-ului, sesiune, completare formulare, preferințe esențiale.
Statistică / performanță: măsurători agregate despre trafic (adesea anonimizate).
Marketing: preferințe de afișare conținut relevant (unde este cazul).

Dacă dezactivați cookie-uri necesare, unele funcții pot nu funcționa. Pentru cookie-uri neesențiale, se poate solicita consimțământ prin mecanismul afișat pe site.

Aplicația integrată (ex. iframe) poate utiliza propriile cookie-uri sau stocări locale sub politicile furnizorului tehnologic; vă încurajăm să consultați și informările afișate în interfața respectivă.

Pentru detalii suplimentare: contact@neurohope.ro sau gdpr@neurohope.ro.

11. Securitate

Utilizăm măsuri precum HTTPS, control acces, mecanisme de autentificare unde e cazul, minimizarea datelor, politici pentru furnizori și înregistrări pentru îmbunătățirea continuității serviciului. Nicio măsură nu elimină complet riscul inerent transmiterii de informații prin internet; vă rugăm să protejați credențialele și dispozitivele dumneavoastră.